A.	Conformité administrative

La conformité administrative comprend la présence dans l’offre des documents suivants :
	Une lettre de soumission (dument signée) (Rejet immédiat de l’offre en absence dans l’offre) ;
	Une Garantie de soumission (Rejet immédiat de l’offre en absence dans l’offre) ;
	La preuve de son existence légale (statuts, acte constitutif ; un certificat par entreprise sera fourni en cas de groupement) ;
	Une copie du registre de commerce (RCCM ou l’équivalent) ;
	Une copie de l’enregistrement de l’identification nationale harmonisée (pour les soumissionnaires établis en République Démocratique du Congo (RDC)) ou l’équivalent ;
	Une copie de l’autorisation d'Ouverture : Arrêté ministériel ou document de l'ACOREP autorisant le fonctionnement de l'établissement (Grossiste-distributeur ou Fabricant) ;
	Une copie de l’attestation de régularité du Pharmacien Responsable inscrit au Tableau de l'Ordre (ONP) pour l'année en cours ;
	Une copie du Certificat de Bonnes Pratiques de Distribution (BPD) : Pour garantir l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement ;
	Une copie du Certificat de Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF/GMP) : Pour les fabricants ou produits importés ;
	Une copie du quitus fiscal en cours de validité pour les soumissionnaires établis en République Démocratique du Congo (RDC) ou son équivalent (Rejet immédiat de l’offre en absence dans l’offre) ; 
	Une copie de l’attestation de régularité de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) jusqu’au 30 juin 2026 et/ou des preuves des versements des cotisations des mois de juin, mai et avril 2026 pour les soumissionnaires établis en République Démocratique du Congo (RDC) ou équivalent ;
	Une documentation (prospectus), en langue française, fournissant tous les détails nécessaires pour porter un jugement sur la qualité et la fiabilité des fournitures offertes par le Soumissionnaire ;
	Une attestation d’une déclaration où le soumissionnaire manifeste véritablement de n’avoir aucun conflit d'intérêts potentiel avec cet appel d’offres. Ceci est nécessaire même si, de l'avis du soumissionnaire, il n'y a pas de conflit d'intérêts ;
	Une attestation d’une déclaration où le soumissionnaire manifeste véritablement que sa société n’est pas actuellement engagée dans un quelconque litige. Ceci est nécessaire même si, de l'avis du soumissionnaire, il n'y a pas de litige ;
	La lettre d’engagement à respecter les Conventions internationales ratifiées par la République Démocratique du Congo et la Loi relative aux marchés publics en matière de corruption dûment signée ;
	L’acte d’engagement à payer les frais de régulation de l’ARMP ;
	Un Fournisseur qui ne fabrique pas ou ne produit pas les fournitures qu’il offre de fournir, doit soumettre une autorisation du fabricant en utilisant le formulaire inclus dans le DAO pour démontrer qu’il a été dûment autorisé par le fabricant ou le producteur à fournir ces fournitures en RD Congo ;
	Le fournisseur indiquera la nature et la qualité du service après vente le cas échéant.

N.B. les documents administratifs des soumissionnaires étrangers similaires à ceux requis pour les entreprises de droit congolais, doivent être préalablement légalisés auprès de l’Ambassade de la RD Congo du pays des soumissionnaires conformément à l’article 20 de l’Ordonnance-Loi n° 66-344 du 09 juin 1966 relative aux actes notariés.

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Administrative compliance entails the inclusion of the following documents in the bid:
	A submission letter (duly signed) (Immediate rejection of the bid if missing);
	A bid security/guarantee (Immediate rejection of the bid if missing);
	Proof of legal existence (articles of association, deed of incorporation; one certificate per company to be provided in the case of a consortium);
	A copy of the trade register entry (RCCM or equivalent);
	A copy of the harmonized national identification registration (for bidders established in the Democratic Republic of the Congo (DRC)) or equivalent;
	A copy of the operating authorization: Ministerial decree or ACOREP document authorizing the establishment's operations (Wholesaler-distributor or Manufacturer);
	A copy of the certificate of good standing for the Responsible Pharmacist registered with the Order of Pharmacists (ONP) for the current year;
	A copy of the Good Distribution Practices (GDP) Certificate: To guarantee supply chain integrity;
	A copy of the Good Manufacturing Practices (GMP) Certificate: For manufacturers or imported products;
	A copy of a valid tax clearance certificate for bidders established in the Democratic Republic of the Congo (DRC) or equivalent (Immediate rejection of the bid if missing);
	A copy of the certificate of good standing from the National Social Security Fund (CNSS) valid until June 30, 2026, and/or proof of contribution payments for June, May, and April 2026 for bidders established in the Democratic Republic of the Congo (DRC) or equivalent; 	Documentation (brochures) in French, providing all the details necessary to assess the quality and reliability of the supplies offered by the Tenderer;
	A signed declaration stating that the bidder has no potential conflict of interest regarding this tender. This is required even if, in the bidder's opinion, no conflict of interest exists;
	A signed declaration stating that the bidder’s company is not currently involved in any litigation. This is required even if, in the bidder's opinion, there is no litigation;
	A duly signed letter of commitment to comply with international conventions ratified by the Democratic Republic of the Congo and with the law on public procurement regarding corruption;
	A commitment to pay the ARMP regulatory fees;
	A supplier who does not manufacture or produce the goods offered must submit a manufacturer's authorization—using the form included in the Bidding Documents—demonstrating that they have been duly authorized by the manufacturer or producer to supply said goods in the DRC;
	The supplier shall indicate the nature and quality of after-sales service, where applicable.

N.B. Administrative documents from foreign bidders—equivalent to those required for companies governed by Congolese law—must first be legalized by the Embassy of the DRC in the bidder's country, in accordance with Article 20 of Ordinance-Law No. 66-344 of June 9, 1966, regarding notarial acts.